Cómo descargar los XML del SAT de forma masiva y qué hacer con ellos

Cada factura que emites o recibes queda registrada en el SAT como un CFDI. Ese archivo XML es la base de tu contabilidad, de tus declaraciones de IVA e ISR y de la DIOT. Sin embargo, muchas empresas y despachos todavía dependen de que el proveedor les mande la factura por correo, o entran al portal del SAT RFC por RFC para bajar los comprobantes uno por uno.

En este artículo explicamos por qué conviene descargar los XML directamente del SAT, qué opciones existen para hacerlo de forma masiva y qué puedes hacer con ellos una vez descargados.

¿Por qué descargar los XML directamente del SAT?

El SAT tiene registro de todos los CFDI que se emiten a tu RFC y desde tu RFC. Descargarlos de ahí, en lugar de esperar a que lleguen por correo, tiene varias ventajas:

• Información completa: obtienes también las facturas que un proveedor nunca te envió o que se perdieron en la bandeja de entrada.
• Misma información que tiene el SAT: si tu contabilidad parte de los mismos CFDI que ve la autoridad, es menos probable que aparezcan diferencias en tus declaraciones.
• Detección de facturas no reconocidas: puedes identificar comprobantes que alguien emitió a tu nombre y que no corresponden a una operación real.
• Respaldo: el Código Fiscal de la Federación obliga a conservar la contabilidad y su documentación, generalmente por cinco años (artículo 30). Tener tus XML organizados por periodo facilita cumplirlo.

Opciones para descargar los CFDI

1. El portal del SAT, consulta por consulta

En el servicio de consulta y recuperación de comprobantes del SAT, al que puedes entrar con tu contraseña o con tu e.firma, puedes buscar tus facturas emitidas y recibidas y descargarlas. Funciona bien para revisar unas cuantas, pero cuando el volumen crece hay que hacer varias consultas por periodo, por tipo de comprobante y por RFC, y repetir el proceso cada mes.

2. El servicio web de descarga masiva

El SAT también ofrece un servicio web de descarga masiva, pensado para sistemas automatizados, que requiere un certificado de e.firma vigente del contribuyente. Permite solicitar en un solo paso los CFDI emitidos o recibidos de un periodo y descargarlos en paquetes. Es la base de las herramientas que automatizan la descarga.

3. Un sistema que automatice la descarga

Un sistema especializado usa ese servicio por ti: registras la e.firma, eliges el periodo y el sistema solicita, descarga y organiza los XML. Para un despacho que lleva decenas o cientos de RFC, la diferencia en tiempo es enorme.

Cuida tu e.firma: los archivos .cer y .key y su contraseña permiten realizar trámites electrónicos en tu nombre. Protégelos y úsalos solo en servicios confiables; el SAT advierte que compartirlos puede permitir que terceros actúen como si fueran tú.

Qué puedes hacer con tus XML una vez descargados

Descargar los archivos es solo el primer paso. El valor está en lo que haces con ellos:

• Convertirlos a PDF para consultarlos o enviarlos a tu cliente.
• Armar un Excel con el detalle de todos los comprobantes del periodo: emisor, fecha, subtotal, IVA, retenciones y total.
• Obtener información de apoyo para la DIOT sobre tus operaciones con proveedores. Descargar los XML no equivale a tener la DIOT terminada: todavía hay que identificar pagos, retenciones y el IVA acreditable de cada operación.
• Conciliar facturas PPD contra sus complementos de pago, para saber qué está pagado. El IVA solo puede acreditarse cuando fue efectivamente pagado y se cumplen los demás requisitos; la conciliación ayuda a comprobarlo y a acreditarlo en el mes correcto.
• Revisar a tus proveedores contra la lista del artículo 69-B del SAT (EFOS), cuyas facturas podrían no ser deducibles.
• Generar pólizas contables a partir de los comprobantes, sin capturar factura por factura.

Errores comunes al trabajar con XML

• Usar solo las facturas que llegan por correo: siempre faltan algunas, y las diferencias aparecen después en la declaración.
• No revisar cancelaciones: un CFDI puede cancelarse después de haberlo descargado; conviene verificar su estatus antes del cierre.
• Duplicar comprobantes: una misma operación registrada dos veces infla gastos e IVA acreditable.
• Guardar los archivos en una sola computadora: si el equipo falla o el colaborador se va, el archivo del cliente se pierde.

Cómo hacerlo con Maines XML

Maines XML es la herramienta de Maines para descargar y analizar tus CFDI del SAT. En el video se muestra el proceso; hoy funciona así:

1. Das de alta tus empresas o RFC con su e.firma, sin límite de RFC.
2. Eliges el periodo y descargas de forma masiva los XML emitidos y recibidos, directo del SAT, incluso de todas tus empresas en un solo proceso.
3. Obtienes un ZIP con los XML en tu computadora y, automáticamente, sus PDF, un Excel con el detalle y la información de apoyo para tu DIOT.
4. Revisas la conciliación de facturas PPD contra complementos de pago y la lista de proveedores en el artículo 69-B.

Si llevas la contabilidad en Maines, puedes convertir esos XML en pólizas contables automáticamente con Maines Contabilidad.

Descarga tus XML gratis

Maines XML es gratis y sin límite de RFC: descarga masiva, ZIP en tu computadora, PDF, Excel e información de apoyo para tu DIOT, sin tarjeta. Para despachos que trabajan en equipo existe el plan Premium, con nube centralizada, histórico compartido, tablero por cliente y reporte de cierre mensual con tu logo.

Conoce los detalles en la página de Descargar XMLs del SAT.