Alta de empleados en nómina: requisitos SAT, IMSS y ejemplo

Dar de alta correctamente a un trabajador es el primer paso para una nómina sin problemas. Un RFC mal escrito, un código postal que no coincide o un salario integrado mal calculado pueden provocar rechazos al timbrar, diferencias con el IMSS y correcciones que se arrastran durante meses.

En este artículo te explicamos qué datos necesitas reunir, qué avisos debe presentar la empresa y cuáles son los errores más comunes al registrar a un empleado.

Datos personales y fiscales del trabajador

Desde la versión 4.0 del CFDI, el SAT valida que los datos del trabajador coincidan con sus registros. Para evitar errores, solicita al trabajador sus datos fiscales actualizados. La Constancia de Situación Fiscal puede utilizarse para verificarlos, aunque no es obligatorio que el trabajador la entregue para emitir su recibo de nómina:

• Nombre completo: exactamente como está registrado ante el SAT, sin abreviaturas.
• RFC con homoclave.
• CURP.
• Código postal de su domicilio fiscal.
• Régimen fiscal: en el caso de un trabajador asalariado, «605 – Sueldos y salarios e ingresos asimilados a salarios».

En el recibo de nómina, el uso del CFDI del trabajador es «CN01 – Nómina».

Datos laborales que pide el recibo de nómina

El complemento de nómina incluye información de la relación laboral. Cuando se trata de un trabajador subordinado, normalmente necesitarás:

• Número de Seguridad Social (NSS).
• Fecha de inicio de la relación laboral.
• Tipo de contrato (por tiempo indeterminado, por obra determinada, etc.) y tipo de jornada.
• Tipo de régimen, por ejemplo «Sueldos».
• Periodicidad de pago: semanal, quincenal, mensual, etc.
• Salario diario, salario base de cotización (SBC) y salario diario integrado (SDI), según corresponda para el cálculo de nómina, las obligaciones de seguridad social y los campos del CFDI.
• Clase de riesgo de trabajo: la correspondiente al registro patronal, de acuerdo con la clasificación aplicable ante el IMSS.
• Entidad federativa donde presta sus servicios.
• Departamento, puesto y número de empleado, y datos bancarios cuando el pago se hace por transferencia.

Además de lo que pide el recibo, la Ley Federal del Trabajo establece que las condiciones de trabajo deben constar por escrito (artículos 24 y 25), por lo que conviene firmar el contrato al momento del alta.

¿Cómo calcular el salario integrado para el IMSS?

Para determinar las cuotas de seguridad social, el IMSS utiliza el Salario Base de Cotización (SBC). Este se integra con el salario diario y las prestaciones que correspondan conforme al artículo 27 de la Ley del Seguro Social.

Cuando el trabajador tiene un salario fijo y únicamente recibe las prestaciones mínimas de ley, podemos calcular un factor de integración que permite obtener una referencia de su SBC.

Ejemplo con las prestaciones mínimas de ley para un trabajador en su primer año, con salario diario de $500:

Concepto	Valor
Salario diario	$500.00
Aguinaldo: 15 días ÷ 365	0.041096
Prima vacacional: 12 días × 25 % ÷ 365	0.008219
Factor de integración (1 + 0.041096 + 0.008219)	1.049315
Salario integrado ($500 × 1.049315)	$524.66

Si la empresa da prestaciones superiores a las de ley, o el trabajador recibe otros conceptos que integran, el factor y el salario integrado cambian. Los importes son ilustrativos.

Aviso de alta ante el IMSS

La Ley del Seguro Social obliga al patrón a inscribir a sus trabajadores y comunicar sus altas, bajas y modificaciones de salario dentro de plazos no mayores de cinco días hábiles (artículo 15, fracción I). El aviso se presenta normalmente en IDSE con el NSS, el salario base de cotización y la fecha de alta.

Aunque la Ley del Seguro Social contempla un plazo de hasta cinco días hábiles para comunicar el alta, lo más recomendable es presentarla antes de que el trabajador comience sus actividades. Esto ayuda a evitar contingencias si ocurre un accidente laboral.

Si el trabajador tiene un crédito INFONAVIT o FONACOT, la empresa deberá aplicar los descuentos cuando reciba el aviso correspondiente. Te explicamos cómo en nuestro artículo sobre descuentos de nómina.

Errores comunes al dar de alta a un empleado

• Nombre con abreviaturas o diferencias respecto al registrado ante el SAT: el timbrado se rechaza.
• Código postal del domicilio particular en lugar del domicilio fiscal registrado ante el SAT.
• Salario base de cotización distinto en la nómina y en el aviso al IMSS, que genera diferencias en las cuotas.
• Fecha de inicio equivocada, que afecta la antigüedad, las vacaciones y el finiquito.
• Clase de riesgo que no corresponde al registro patronal.

Cómo dar de alta empleados en Maines Nómina

Maines Nómina permite registrar la información de cada empleado en un solo lugar: datos personales y fiscales, datos laborales, salarios y datos de pago, para usarlos en el cálculo y en el timbrado de sus recibos.

En este videotutorial te mostramos cómo registrar empleados en el sistema, qué datos clave se necesitan para cumplir con el SAT y el IMSS, y buenas prácticas para evitar errores:

Una vez dado de alta el personal, el siguiente paso es calcular y timbrar la nómina. Te lo explicamos en cómo calcular y timbrar nóminas electrónicas.

Un buen alta evita problemas después

Capturar bien los datos de cada trabajador desde el primer día ahorra rechazos al timbrar, diferencias con el IMSS y correcciones posteriores. Tener un expediente completo y actualizado en el sistema de nómina hace que cada periodo de pago sea más rápido y confiable.